Moni yritys aloittaa ilmaisella sähköpostilla, kuten yritys.oy@gmail.com. Se on nopea ottaa käyttöön, mutta asiakkaan silmissä se näyttää harrastukselta. Kun tarjous tulee osoitteesta myynti@yritys.fi, se näyttää heti luotettavammalta.

Oma verkkotunnus sähköpostissa ei ole pelkkä ulkonäköasia. Se vaikuttaa siihen, kuka osoitteita hallitsee, mitä tapahtuu kun työntekijä lähtee, ja meneekö viesti perille vai roskapostiin. Tässä artikkelissa käymme läpi, miksi sähköposti kannattaa ottaa käyttöön omassa verkkotunnuksessa, miten se tehdään ja mitä asetuksia ilman viestit eivät mene perille.

Miksi sähköposti kannattaa ottaa omaan verkkotunnukseen?

Ilmainen sähköposti on sidottu palveluun ja yksittäiseen tiliin. Oma verkkotunnus taas on yrityksen omaisuutta, ja sen alle voi luoda niin monta osoitetta kuin tarvitaan.

  • Luotettavuus: Asiakas tunnistaa yrityksen osoitteesta. Osoite toimii samalla mainoksena, koska verkkotunnus johtaa verkkosivuillesi.
  • Hallinta pysyy yrityksellä: Kun työntekijä lähtee, osoite ei lähde hänen mukanaan. Viestit voi ohjata toiselle tai tilin voi sulkea.
  • Roolipohjaiset osoitteet: Osoitteet kuten myynti@, laskutus@ ja tuki@ pysyvät samoina, vaikka niitä hoitava henkilö vaihtuu.
  • Palvelun voi vaihtaa: Kun osoitteet ovat omassa verkkotunnuksessa, sähköpostipalvelun voi vaihtaa ilman, että osoitteet muuttuvat.

Mitä tarvitset käyttöönottoon?

Sähköposti omalla verkkotunnuksella vaatii kaksi asiaa: verkkotunnuksen ja sähköpostipalvelun.

  1. Verkkotunnus: Jos yrityksellä on jo verkkosivut, verkkotunnus on todennäköisesti olemassa. Jos ei, se kannattaa rekisteröidä ensin.
  2. Sähköpostipalvelu: Palvelu, jossa postilaatikot ovat. Vaihtoehtoja ovat esimerkiksi Microsoft 365, Google Workspace tai webhotellin yhteydessä tuleva sähköposti.
  3. DNS-asetukset: Verkkotunnuksen nimipalveluun lisätään tietueet, jotka kertovat, mihin palveluun yrityksen sähköpostit toimitetaan.

Palvelua valitessa kannattaa miettiä, mitä muuta tarvitset. Jos yritys käyttää jo Wordiä ja Exceliä, Microsoft 365 voi olla luonteva valinta. Jos kalenterit ja tiedostot ovat Googlella, Google Workspace istuu siihen paremmin. Pelkkään sähköpostiin riittää usein kevyempikin palvelu.

Näin sähköposti otetaan käyttöön

Käyttöönotto etenee yleensä samassa järjestyksessä palvelusta riippumatta:

  1. Tilaa sähköpostipalvelu ja lisää verkkotunnus siihen.
  2. Vahvista, että verkkotunnus on sinun. Palvelu antaa tätä varten tietueen, joka lisätään DNS:ään.
  3. Lisää palvelun antamat MX-tietueet. Ne ohjaavat saapuvat viestit oikeaan palveluun.
  4. Lisää SPF-, DKIM- ja DMARC-tietueet, jotta lähtevät viestit menevät perille (näistä lisää alla).
  5. Luo postilaatikot ja yhteiset osoitteet, ja testaa lähettämällä ja vastaanottamalla viestejä.

Jos verkkotunnuksella on jo sähköposti toisessa palvelussa, siirto kannattaa ajoittaa hiljaiseen hetkeen ja siirtää vanhat viestit ennen kuin MX-tietueet vaihdetaan.

SPF, DKIM ja DMARC ratkaisevat, meneekö viesti perille

Sähköpostiin on helppo väärentää lähettäjä. Siksi vastaanottavat palvelut tarkistavat, onko viesti oikeasti lähetetty verkkotunnuksen sallimasta palvelusta. Tähän käytetään kolmea DNS-tietuetta:

  • SPF kertoo, mitkä palvelimet saavat lähettää postia verkkotunnuksesi nimissä.
  • DKIM lisää viestiin allekirjoituksen, jolla vastaanottaja voi tarkistaa, ettei viestiä ole muutettu matkalla.
  • DMARC kertoo vastaanottajalle, mitä tehdä viesteille, jotka eivät läpäise tarkistuksia, ja voi lähettää sinulle raportteja niistä.

Google vaatii kaikilta Gmailiin postia lähettäviltä vähintään SPF:n tai DKIM:n, ja suosittelee kaikkien kolmen käyttöä. Viestit, joita ei ole todennettu, voivat päätyä roskapostiin tai ne voidaan hylätä kokonaan (Google: Email sender guidelines).

Esimerkki: yritys lähettää laskut kirjanpito-ohjelmasta yrityksen omalla osoitteella. Jos ohjelman palvelinta ei ole lisätty SPF-tietueeseen, asiakkaan sähköposti voi pitää laskua väärennettynä, ja lasku päätyy roskapostiin. Siksi myös uutiskirjepalvelut ja muut omalla osoitteella lähettävät palvelut pitää lisätä tietueisiin.

Yleisimmät virheet

  • Osoitteet henkilökohtaisissa tileissä: Yrityksen tärkein osoite on yksittäisen työntekijän tilissä, ja kun hän lähtee, osoitteen siirtäminen on hankalaa.
  • Puuttuvat SPF-, DKIM- ja DMARC-tietueet: Sähköposti toimii, mutta osa viesteistä päätyy roskapostiin, eikä kukaan huomaa sitä.
  • Unohtunut verkkotunnus: Jos verkkotunnus vanhenee, myös sähköposti lakkaa toimimasta. Lue lisää verkkotunnuksen uusimisesta.
  • Ei kaksivaiheista tunnistautumista: Sähköpostitilillä voi palauttaa muiden palveluiden salasanoja, joten se kannattaa suojata kaksivaiheisella tunnistautumisella.

Yhteenveto

Sähköposti omalla verkkotunnuksella kertoo asiakkaalle, että yritys on luotettava, ja pitää osoitteet yrityksen hallussa. Käyttöönotto vaatii verkkotunnuksen, sähköpostipalvelun ja oikeat DNS-asetukset. Juuri SPF, DKIM ja DMARC ratkaisevat, menevätkö viestit perille vai roskapostiin.

Me rekisteröimme verkkotunnukset ja tarjoamme myös hallinnoituja sähköpostipalveluita, joissa asetukset hoidetaan puolestasi. Jos haluat apua käyttöönotossa, ota yhteyttä osoitteeseen domain@novasolu.fi.